Biologische winkel: hoe stuur ik mijn team aan op HR-niveau?

Als manager van uw winkel in duurzame en/of biologische producten heeft u ervoor gekozen een of meer werknemers in dienst te nemen.

Dit besluit is belangrijk omdat het u in staat stelt uw bedrijf sneller te ontwikkelen, taken te verdelen, tijd te besparen en te profiteren van alle voordelen van een team.

Werknemers hebben betekent echter ook dat er veel verplichtingen zijn en dat er veel acties moeten worden ondernomen, op regelmatige basis en zonder fouten te maken, want anders kan uw bedrijf in de problemen komen met de wet en de autoriteiten!

In dit artikel geef ik u een overzicht van de belangrijkste HR-taken die moeten worden uitgevoerd.

Op basis daarvan zal ik u ook de sleutels aanreiken zodat u kan beslissen om al dan niet een beroep te doen op een HR-kantoor.

Dit artikel gaat echter niet in op de managementaspecten (bijv. hoe motiveer en managet u uw team).

Welke acties vallen concreet onder uw werknemers beheren?

Dit eerste deel geeft u een lijst van concrete acties die u kan ondernemen om de HR-aspecten van uw team te beheren. Ik wil wel duidelijk stellen dat ik geen arbeidsrechtadvocaat ben maar een ondernemer, en dat wat volgt dus eerder praktische feedback is dan een lijst geschreven door een expert ter zake.

De aanwerving

Wanneer u uw werknemer in dienst neemt moet u een aantal handelingen verrichten, afhankelijk van de wetgeving in uw land.

In Frankrijk bijvoorbeeld is het verplicht om één enkele verklaring van tewerkstelling af te leggen via een onlineformulier.

Het is ook noodzakelijk uw nieuwe werknemer aan te geven bij de sociale zekerheid en andere instanties voor sociale bescherming.

U zal ook een arbeidsovereenkomst moeten opstellen met inachtneming van de wetten van uw land. De meeste Europese landen werken volgens een soortgelijk model.

U moet uw werknemer ook in het team integreren en hem/haar bij aankomst een aantal documenten laten ondertekenen (de collectieve arbeidsovereenkomst waarbij u aangesloten bent kan ook van invloed zijn op deze wettelijke verplichtingen), zoals het feit dat de werknemer de collectieve arbeidsovereenkomst nauwkeurig heeft kunnen raadplegen :)

Het loon

Elke maand moet u het loon van uw werknemers uitbetalen als u hen gemotiveerd wilt houden en aan de wet wilt voldoen :)

Daarvoor moet u:

• de afwezigheden, het betaald verlof en de gewerkte uren bijhouden,
• de te vergoeden kosten, eventuele bonussen en andere variabele of uitzonderlijke elementen berekenen,
• de toepasselijke bezoldiging vaststellen,
• de loonbrief bewerken,
• deze doorgeven aan de werknemer,
• en de werknemer op tijd betalen.

Op papier ziet het er misschien eenvoudig uit, maar in de praktijk mag u niets vergeten en het opstellen van een loonbrief is eigenlijk een vak apart, want de wetgeving verandert regelmatig …

Ik raad u ten zeerste aan het opstellen van loonbrieven uit te besteden aan een HR-bedrijf, tenzij u een groot aantal werknemers hebt en besluit een intern HR-team op te richten.

De wettelijke verklaringen

Zoals we reeds hebben vermeld moeten bij de aanwerving van een werknemer verplichte aangiften worden gedaan.

Tijdens het werk van uw werknemer in uw winkel kunnen echter nog andere aangiften opduiken:

• in geval van een arbeidsongeval,
• in geval van langdurige ziekte,
• in geval van conflicten die tot problemen in de onderneming leiden,
• enz.

Ook hier bestaat het risico op vergissingen en fouten.

De sociale zekerheid

Ook uw werknemers verdienen en maken gebruik van sociale zekerheid.

Dit gebeurt gewoonlijk door het aanbieden van een ziektekostenverzekering, een aanvullend pensioenstelsel en andere dergelijke voordelen.

Als ondernemer moet u deze niet zo eenvoudige onderwerpen onder de knie krijgen en de bijbehorende administratieve handelingen verrichten.

De aanvullende voordelen

U kan ook besluiten om andere voordelen aan uw werknemers te bieden, zoals:

• maaltijdcheques,
• cadeaubonnen,
• vakantiecheques,
• kortingen op producten in uw winkel,
• enz.

Al deze voordelen vergen wat extra tijd om op te zetten en uit te voeren, maar ze zijn meestal niet bijzonder ingewikkeld en u kan ze meestal zelf afhandelen.

De weergave van regelgeving

Een onderneming moet in de kantoren van haar vestiging, op een voor de werknemers zichtbare plaats, verschillende verplichte inlichtingen aanbrengen, zoals de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst, de contactgegevens van de bedrijfsarts, de werktijden, het huishoudelijk reglement, de eventuele normen en voorschriften inzake veiligheid en hygiëne enz.

Als u door de arbeidsinspectie wordt gecontroleerd en deze wettelijk voorgeschreven documenten niet of onvolledig aanwezig zijn riskeert u een boete!

Ik wil er bovendien op wijzen dat deze lijst niet volledig is. Er zijn nog andere HR-acties die moeten worden uitgevoerd en sommige zijn ook specifiek voor bepaalde activiteiten.

Moet deze HR-functie worden uitbesteed of intern worden uitgevoerd?

U zal al begrepen hebben dat de uit te voeren HR-acties aanzienlijk zijn en, indien u er niet aan gewend bent, zelfs een belangrijke bron van stress kunnen vormen, om nog maar te zwijgen van de hoeveelheid werk die moet worden verzet.

U moet zich dus zeker afvragen of u deze taak kan uitbesteden, aan een HR-bedrijf bijvoorbeeld.

Naar onze mening is het antwoord ... dat het ervan afhangt!

Het antwoord hangt af van verschillende factoren:

1. de grootte van uw team: hoeveel werknemers heeft u? Als u een groot team heeft kan het kosteneffectief en de moeite waard zijn om een gespecialiseerde HR-medewerker aan te nemen om al deze taken op te nemen.
2. de tijd die u er aan kan besteden: als u een klein team heeft is de volgende vraag die u zichzelf moet stellen of u al overweldigd bent door de dagelijkse leiding van uw winkel. Als dat het geval is kan het een grote vergissing zijn om u ook nog te gaan bezighouden met deze HR-aspecten. Het is dan beter om hulp te zoeken.
3. het budget dat u kan uittrekken voor uitbesteding: U moet ook realistisch zijn: HR-praktijken vertegenwoordigen een maandelijks budget. U moet bepalen of u genoeg geld heeft om deze kosten te dekken.
4. de vaardigheden die u heeft betreffende het onderwerp. Sommige van u, beste lezers, hebben misschien een professionele achtergrond in human resources, in welk geval u deze taak misschien zelf aankan zonder dat dit een belemmering vormt.

Om duidelijk te zijn: in het geval van een kleine winkel met één of enkele werknemers lijkt het mij zeer nuttig (en zelfs essentieel) om een beroep te doen op een extern bedrijf voor alle handelingen die een hoog expertiseniveau vereisen en/of een juridisch risico inhouden.

Zo kan een slecht opgestelde arbeidsovereenkomst u in ernstige problemen brengen betreffebde uw werknemer, die zich tegen u zou kunnen keren en aanzienlijke juridische en financiële schade aan uw onderneming zou kunnen toebrengen.

Er zijn ondertussen ook veel boekhoudkantoren die nu aanbieden om de "sociale" of HR-aspecten van uw bedrijf voor u te beheren. Bij het kiezen van uw boekhoudkantoor zou ik u willen aanmoedigen een kantoor te kiezen dat over HR-vaardigheden beschikt, zelfs als u niet van plan bent onmiddellijk werknemers in dienst te nemen!

Zo kan u profiteren van de vaardigheden van uw boekhouder indien u die later nog nodig heeft.

Samenvattend kan worden gesteld dat het in de meeste gevallen voor een kleine winkel mogelijk is enkele eenvoudige HR-acties uit te voeren, zoals het uitbetalen van lonen aan werknemers. Voor de andere zaken raad ik u echter sterk aan experten in te schakelen, als uw budget dat toelaat natuurlijk!