Gérer les horaires de votre magasin sur un plan RH

Vous tenez une boutique et avez une équipe de salariés ? Cet article a été écrit pour vous !

Vous y trouverez des conseils et astuces pratiques pour bien gérer les horaires de votre équipe.

En effet, il y a un écart qui existe souvent entre les contraintes d’un contrat salarié et les contraintes des horaires d’un magasin.

Ce problème n’est heureusement pas insoluble, mais peut nécessiter une certaine flexibilité organisationnelle !

Voici les étapes à suivre pour gérer au mieux vos horaires de travail en équipe.

Les étapes pour gérer les horaires de votre boutique sur un plan RH

Je vous propose ci-dessous les étapes principales pour gérer vos horaires de travail.

Étape 1 : Déterminez votre amplitude horaire

L’amplitude horaire d’ouverture de votre boutique est à déterminer avant le lancement de votre boutique, avec soin !

En effet, vous devrez prendre en compte les facteurs suivants :

• les heures d’ouverture proposées par vos concurrents (pour vous aligner sur eux, voire proposer une amplitude plus large),
• les heures de disponibilité de votre clientèle pour venir en boutique (une boutique qui serait ouverte en pleine nuit, dans une petite ville, n’aurait probablement pas beaucoup de clients !),
• vos propres disponibilités et contraintes, ainsi que celles de votre équipe de salariés.

Notez aussi qu’il est toujours possible de faire évoluer ses horaires d’ouverture après avoir ouvert son magasin, mais il ne faut pas trop souvent changer les habitudes de votre clientèle, au risque de créer de la confusion.

Étape 2 : Analysez vos périodes de forte fréquentation

Il est également important et utile d’analyser les périodes de forte fréquentation de votre boutique.

Peut-être avez-vous un gros creux le jeudi matin ? Et une grosse affluence le samedi après-midi ?

Ces informations sont vitales pour gérer vos horaires, car elles déterminent la nécessité ou pas d’avoir votre équipe présente en boutique.

En effet, si vous avez très peu de clients le jeudi matin, vous pourrez sans problème rester seul.e en boutique et donner congé à vos salariés cette matinée-là.

Par contre, si le samedi est une journée très chargée, tout le monde doit être présent :)

Comment faire pour déterminer ces périodes de forte affluence ? En pratique, vous le constaterez assez simplement en étant présent.e en magasin. Mais pour plus de finesse d’analyse, la plupart des logiciels de caisse professionnels incluent un module d’analyse, qui permet de générer des tableaux de bord. Parmi ces tableaux de bord figurent, dans la majorité des cas, la répartition des ventes par heure/jour de la semaine !

Étape 3 : Déterminez les actions-clés à mener

La vie de votre boutique ne consiste pas uniquement à accueillir, conseiller et encaisser les clients.

Vous avez probablement de nombreuses autres missions à accomplir : gérer les livraisons des fournisseurs, réaliser le nettoyage et l’entretien des locaux, etc.

Je vous conseille vivement de lister ces actions-clés (hors vente et conseil) ainsi que :

• le temps nécessaire chaque semaine pour les réaliser (par exemple, 3 heures pour faire le ménage complet de la boutique),
• la ou les personnes de votre équipe formées à la réalisation de ces tâches,
• la fréquence de réalisation de ces actions.

Étape 4 : Prenez en compte les contraintes de chaque salarié

Les membres de votre équipe de salariés ont probablement chacun des contraintes propres.

Ces contraintes peuvent être liées à leur contrat de travail : une personne à temps partiel n’aura pas la même disponibilité qu’une personne à temps complet.

Elles peuvent également être liées à leur contexte personnel : un salarié qui a des enfants jeunes doit pouvoir s’en occuper à certains moments de la journée (par exemple, pour les déposer à l’école le matin ou les récupérer le soir).

Réalisez la liste de vos salariés, accompagnée de leurs contraintes horaires spécifiques.

Étape 5 : Organisez et structurez à l’aide des outils adéquats

Vous voilà armé.e de toutes les informations nécessaires pour construire vos horaires sur un plan RH.

Rassemblez l’ensemble des informations, et planifiez ensuite une réunion d’équipe, dont l’objectif sera de constituer le planning d’une semaine-type, avec les informations suivantes :

• les heures de présence de chaque salarié (selon son contrat de travail),
• les actions à mener pour chaque salarié, ainsi que le jour/heure de réalisation des actions.

Suite à cette réunion, vous pouvez partager l’information concernant ce planning à l’aide d’un outil simple et gratuit : Google Calendar.

Il est fort probable que vos salariés aient tous un smartphone connecté à Internet, et qu’ils pourront donc accéder facilement à l’emploi du temps de la boutique et des actions qu’ils ont à mener.

Cet outil présente l’avantage complémentaire de donner une vision d’ensemble à toute l’équipe, afin d’exploiter d’éventuels temps morts.

C’est d’ailleurs pour cette raison que la boutique Roots Store, un de nos clients, l’utilise au quotidien !

Dans certaines boutiques ayant une équipe de taille plus restreinte, l’affichage peut se faire plus classiquement, avec un planning imprimé, affiché sur un mur des bureaux du magasin.

D’autres conseils en lien avec vos horaires RH

Comme nous venons de l’évoquer dans la partie précédente, l’optimisation des temps morts est une bonne tactique pour améliorer la rentabilité de votre boutique.

Plutôt que d’avoir des salariés qui s’ennuient en boutique en attendant le prochain client, prévoyez avec eux de toujours avoir des tâches à réaliser en cas de temps mort. Cela vous fera moins de travail à titre personnel, ou vous évitera d’embaucher d’autres salariés pour les réaliser !

Je vous conseille aussi la bonne pratique managériale de développer l'autonomie et le niveau de responsabilité de vos salariés. C’est une grande source de motivation. Toutefois, il est important de comprendre que donner de l’autonomie ne signifie pas de ne pas poser de règles ni de contrôler le travail réalisé.

Enfin, vos salariés constituent une équipe d’êtres humains, qui fonctionnent mieux ensemble s’ils se connaissent et s’apprécient. Mon dernier conseil est donc de laisser également vos salariés profiter de certains temps morts pour faire une pause, tout simplement, et d’échanger entre collègues, pour créer un bon esprit d'équipe. Tout ceci dans la limite du raisonnable, bien entendu !