Préparer l’ouverture de sa boutique : les étapes-clés

Ça y est, vous avez décidé d’ouvrir votre boutique de produits durables, toutes mes félicitations ! C’est un beau projet, aligné avec les enjeux de notre époque, et qui contribuera à son échelle à sauver la planète.

Disons-le tout de suite, et je parle d’expérience personnelle (je suis co-gérant d’une épicerie bio/vrac, Du Bonheur en Bocal), entre le rêve initial et la réalité, il y a - vous vous en doutiez probablement - un écart.

Cet écart, c’est la somme de choses à faire, de problèmes à résoudre, de gens pas contents, ou encore de choses qu’on oublie de faire pendant la préparation… Et c’est la raison d’être de cet article : essayer de vous faire penser à toutes les étapes-clés de votre projet, pour ne rien oublier et avancer sereinement.

Nous parlerons dans cet article, entre autres, de Business Plan, de banquiers, de marketing et communication, de votre gamme, de votre local, etc.

Allons-y pour ce tour d’horizons de l’ouverture d’un magasin de produits durables !

Définir son projet de boutique

Le Business Plan et le prévisionnel financier

L’une des premières choses à faire pour préparer votre projet de magasin de produits durables, c’est de rédiger votre BP (Business Plan).

Ce document comprend de nombreuses informations, telles que :

• la description de votre projet : l’offre, le positionnement, l’emplacement, etc.
• l’étude de marché : qui sont vos concurrents, quels sont vos points différenciants, etc.
• la zone de chalandise et votre future clientèle.
• le plan d’actions et les jalons de votre projet.
• l’équipe fondatrice, ses parcours et compétences.
• et des éléments financiers concernant votre projet.

Pour beaucoup, l’exercice de rédiger un Business Plan peut faire peur. C’est pourquoi vous pouvez faire appel à de l’aide pour y arriver : soit auprès de votre réseau, parmi vos amis ou contacts qui ont déjà créé une entreprise, ou auprès d’un consultant expert.

Le Business Plan est en général associé à un prévisionnel financier, qui détaillera les principaux ratios financiers de votre activité, pour les 3 premières années : chiffre d’affaires, marge brute, EBE, etc.

Certains créateurs d’entreprises que je rencontre m'indiquent qu’ils trouvent cet exercice un peu futile : “c’est des extrapolations, comme savoir si j’atteindrai bien ce chiffre d’affaires ?”.

Pour autant, le simple fait de travailler sur votre Business Plan vous apporte les 2 avantages suivants :

1. cela vous force à vous poser les bonnes questions, et même les questions qui “font mal” (et qu’on préférerait éviter d'avoir à se poser),
2. c’est un passage obligé pour convaincre les financeurs, et en particulier les banques.

S’entourer des experts nécessaires

C’est à la même période qu’il conviendra de prendre contact avec les experts suivants :

• votre futur expert-comptable (qui pourra d’ailleurs vous aider à rédiger votre BP),
• votre futur assureur RC Pro, pour assurer votre activité,
• votre futur banquier, et ce même si vous n’avez pas besoin de prendre un prêt bancaire, car vous aurez certainement besoin d’un compte bancaire professionnel et de moyens de paiement (carte bancaire, chéquier),
• votre juriste ou avocat, spécialisé en rédaction de pactes d’associés, si vous décidez de vous associer pour votre projet de boutique.

Définir les aspects juridiques et comptables

Il n’y a aucune obligation légale à s’adjoindre les services d’un expert-comptable, et si vous avez les compétences nécessaires, cela vous permettra d’éviter une dépense complémentaire.

Mais soyons clairs : les experts-comptables sont de vrais alliés pour votre projet.

Votre expert-comptable vous aidera, entre autres, à :

• choisir la forme juridique adaptée à votre projet (SARL, EURL, etc.),
• rédiger les statuts de votre entreprise,
• consolider votre business plan et votre prévisionnel financier,
• traiter toutes les déclarations fiscales et administratives nécessaires, et faire les bons choix fiscaux et patrimoniaux en fonction de votre situation personnelle.

Si vous comptez embaucher des salariés, sachez que certains cabinets comptables disposent d’un “service social”, qui s’occupe des éléments RH suivants :

• déclaration de l’embauche aux services concernés,
• rédaction du contrat de travail,
• établissement des feuilles de paie,
• déclarations des charges sociales et autres exigences administratives.

De mon expérience d’entrepreneur, si vous choisissez un expert-comptable compétent et disponible, vous allez gagner énormément de temps, éviter de faire des erreurs et aller plus vite dans votre projet !

Trouver et préparer le lieu

Un magasin sans local, c’est un peu comme un livre sans pages, cela n’existe pas ! (sauf sur Internet bien sûr :)

Donc l’étape suivante, et concomitante à la rédaction du Business Plan, c’est de vous mettre en recherche d’un local. Et d’expérience à nouveau, je peux vous assurer qu’il vaut mieux s’y prendre le plus tôt possible, surtout dans les régions où les locaux professionnels sont rares.

A titre d’exemple, pour ouvrir ma propre épicerie bio/vrac, nous avons visité successivement 6 locaux, sur une période de plus d’un an, avant de trouver le bon !

Quel local choisir ?

Votre local doit répondre aux besoins de votre projet :

• superficie adaptée,
• bon emplacement,
• loyer abordable,
• bon emplacement,
• pas trop de travaux à réaliser,
• et bon emplacement !

Vous avez compris la boutade, le point principal, c’est l’emplacement !!

Attention aussi à la superficie :

• trop petit signifie que vous n’aurez pas la place de proposer la gamme prévue de produits, ce qui peut engendrer de l’insatisfaction chez vos clients,
• et trop grand risque de vous pousser à investir davantage que prévu dans votre stock initial, ce qui peut vous mettre en danger financièrement.

Quels sont les points d’attention ?

Comme pour tout achat ou location dans l’immobilier, je vous conseille fortement de visiter plusieurs fois le local, si possible avec des amis ou contacts compétents (un expert BTP par exemple).

Cela vous permettra de bien sentir le lieu, d’une part, afin de déterminer si vous vous y sentez bien. Essayez de vous projeter dans l’avenir, comme si votre commerce était déjà ouvert et posez-vous la question suivante : “est-ce que je me sentirais bien dans ce local et est-ce qu’il correspond vraiment à mon projet ?”.

Vérifiez aussi de manière détaillée (quitte à poser trop de questions à l’agent immobilier) qu’il n’y a pas de vices cachés, qui pourraient engendrer des dépenses en travaux d’aménagement ou de réparation imprévues. C’est le genre de choses qu’on préfère ne pas avoir à gérer à la dernière minute, quelques semaines avant votre ouverture !

Enfin, n’hésitez pas à négocier avec le propriétaire, si vous louez votre local, afin d’obtenir 1 ou 2 mois de loyers offerts en début de bail. C’est une pratique assez courante, car vous payez votre loyer dès la réception des clés. Or, pendant les premières semaines, vous n’encaisserez aucun chiffre d’affaires et payerez donc un loyer en pure perte.

Constituer votre équipe

Avez-vous décidé de travailler à plusieurs sur votre projet ? Dans ce cas, cette partie de l’article est faite pour vous :)

Il existe deux façons principales de travailler en équipe sur un projet entrepreneurial :

1. s’associer au capital de la société,
2. embaucher des salariés.

Comment décider de s’associer ou pas ?

La première option qui se présente à vous est de trouver un.e associé.e pour porter votre projet de boutique avec vous.

Cette décision est loin d’être neutre. N’oubliez pas que s’associer avec un ami n’est en général pas une bonne idée (bien que certaines entreprises fondées par des amis fonctionnent très bien, ce n’est pas la majorité). Une relation amicale qui fonctionne bien peut ne pas du tout fonctionner dans un cadre professionnel.

S’associer permet d’accéder à de nombreux avantages :

• compléter les compétences de l’équipe,
• avoir une personne avec qui tout partager : les joies et les peines, les idées, les projets, l’investissement initial, etc.
• permettre de réaliser bien plus de travail qu’en étant seul.e.

Avant de vous associer, plusieurs sessions de travail d’une journée me semblent nécessaires, afin d’aborder le projet de boutique dans son entièreté, ainsi que les attentes et besoins de chaque associé, sur une variété de points pratiques : équilibre vie familiale et professionnelle, niveau de rémunération, types de tâches à réaliser, etc.

Quelques conseils concernant vos futurs salariés

Faut-il embaucher un salarié pour vous aider dans votre boutique ? C’est bien sûr une question importante à vous poser et de nombreuses réponses se trouvent dans cet article que nous vous proposons sur le blog de Kami Store, qui contient une liste de 5 étapes-clés pour embaucher et intégrer efficacement un salarié dans votre entreprise.

Les points-clés à retenir sont les suivants :

• embaucher apporte son lot de contraintes : payer un salaire et des charges, manager votre équipe, gérer les périodes d’absence du salarié (vacances, maladies,...),
• mais aussi de nombreux avantages : pouvoir partager les tâches, bénéficier d’autres compétences, avoir des horaires d’ouverture plus larges…

A noter, si vous avez besoin d’embaucher un.e salarié.e, je vous conseille de le faire quelques semaines avant l’ouverture (si votre budget le permet) pour :

• que le salarié puisse prendre ses marques dans le magasin et se familiariser avec la gamme,
• se former à l’utilisation de la caisse ou d’autres outils qu’il aura à utiliser au quotidien,
• et apprendre à travailler avec vous, en vous aidant concrètement aux derniers préparatifs !

Assurer le financement de votre projet

Le projet avance, il va maintenant falloir s’occuper de trouver assez d’argent pour le financer !

C’est une autre étape importante, voire critique, du lancement de votre boutique.

En effet, beaucoup d’entrepreneurs butent sur le financement, et sont contraints, soit d’abandonner leur projet, soit d’en revoir l’ambition.

Les options qui se présentent à vous sont toutefois assez nombreuses.

Les américains parlent de “love money” pour désigner les sommes d’argent que vous pouvez obtenir des gens qui vous aiment : votre famille en premier lieu et les amis ensuite.

Ces quelques milliers d’euros que vos parents acceptent de vous prêter pour constituer votre capital social, c’est peut-être ce qui fera toute la différence et permettra à votre projet de voir le jour !

Ensuite, vous pouvez continuer, dans la même optique, en faisant appel au financement participatif. De nombreuses plateformes ont vu le jour ces dernières années.

Citons par exemple :

• Miimosa.com pour les projets en lien avec l’agriculture et l’alimentation (par exemple, si vous ouvrez une boutique principalement dédiée à l’alimentation bio),
• Ulule.com qui est généraliste, et présente l’intérêt d’être labélisée “B Corp”, ce qui donne un bon indicateur de son côté éthique,
• mais aussi Bolero, October.eu, WiSeed, Credit.fr (si vous êtes en France), Kengo.bzh (si vous êtes en Bretagne !) et plein d’autres !

A noter : les campagnes de financement participatif demandent une préparation importante et beaucoup de temps et d’efforts. Il faut faire attention au mythe de l’argent obtenu facilement, c’est un leurre.

Les financements participatifs se classent en 2 grandes catégories : les dons avec contreparties et le prêt rémunéré.

Dans le premier cas, vous devrez réfléchir à des cadeaux que vous pourrez donner à vos financeurs (des particuliers dans la plupart des cas) pour les remercier de leur apport d’argent, tout en ne perdant pas d’argent vous-même :) Dans la plupart des cas, 80% des donateurs sont des gens que vous connaissez déjà ou qui sont dans votre réseau proche. La campagne participative peut alors s’assimiler à une campagne d’appels aux dons de vos amis, voisins, collègues, etc. La plateforme ne permet alors de récupérer “que” 20% de donateurs externes à votre réseau social étendu.

Dans le second cas, celui d’une campagne avec des prêts rémunérés, vous devrez rembourser aux prêteurs l’argent qu’ils vous ont prêté, avec des intérêts ! Et cette fois-ci, au contraire d’une campagne avec des dons, vous pourrez toucher jusqu’à 80% de prêteurs qui viennent d’ailleurs, à la limite situés partout dans le monde ! En effet, ce type de campagnes attire des petits investisseurs particuliers qui sont attirés par l’opportunité de placer une partie de leur épargne, avec un taux d’intérêt intéressant, en alignant leur épargne avec leurs valeurs personnelles.

Quoi qu’il en soit, il faut en réalité considérer une opération de financement participatif comme une partie intégrante de votre plan de marketing / communication.

Enfin, vous aurez probablement à aller solliciter un prêt auprès d’une banque traditionnelle, afin de compléter votre mise de fonds initiale. Mais il est aussi possible de solliciter l’aide de banques alternatives, telles que Triodos en Belgique ou la Nef en France, afin d’aligner les valeurs de votre boutique et celles de la banque avec laquelle vous travaillez.

Anticiper la communication de votre boutique

Si vous le pouvez, n’hésitez pas à prévoir les éléments suivants de votre communication, afin qu’ils soient déjà prêts en amont de l’ouverture :

• votre site Web,
• vos pages Facebook et Instagram,
• vos flyers et cartes de visite,
• vos affiches pour annoncer l’ouverture,
• et tout autre élément de communication utile pour votre boutique.

Dans cette même catégorie d’actions à mener, je vous conseille également vivement de commencer à constituer votre communauté plusieurs mois avant l’ouverture.

Les dernières étapes avant l’ouverture de votre boutique

Les deux derniers mois juste avant l’ouverture de votre magasin seront intenses et sans répit !

Voici la liste des actions à ne pas oublier.

Créer l’entreprise et ouvrir vos comptes et abonnements

Tout d’abord, cela peut paraître évident, mais n’oubliez pas de prévenir suffisamment à l’avance votre expert-comptable qu’il peut lancer les travaux de création de votre entreprise. En effet, cela peut prendre plusieurs semaines dans le cas d’une entreprise avec du capital social (SARL par exemple).

Ensuite, vous devez déjà avoir eu des échanges avec votre banquier et il est maintenant grand temps d’ouvrir votre compte bancaire professionnel et finaliser la réception de votre prêt bancaire.

Vous devez aussi signer votre bail commercial et signer vos contrats d’assurance professionnelle.

Ces quelques étapes doivent être lancées en parallèle, car, par exemple, votre bailleur vous demandera probablement la preuve de l’immatriculation de votre entreprise avant de pouvoir signer le bail.

Derniers petits détails auxquels il faut penser :

• ouvrir une ligne Internet et/ou téléphonique si vous en avez besoin au magasin,
• faire livrer votre caisse enregistreuse et vous y former en faisant des achats de test vous-même ou en demandant à votre famille de le faire,
• vérifier que tout fonctionne bien dans la boutique : frigos, ventilation, porte automatique à l’entrée, etc. Et prendre des abonnements auprès de professionnels de votre ville pour la maintenance de tous les matériels dont vous dépendez pour votre activité.

Aménager et décorer le local

Votre magasin mérite probablement un coup de peinture, du mobilier de présentation des produits, un meuble pour la caisse, etc.

Ces aménagements et la décoration du magasin peuvent prendre plusieurs semaines à réaliser. Il est bon d’avoir anticipé de réserver les artisans nécessaires à ces travaux 2 à 3 mois au préalable et de faire réaliser les travaux a minima pour qu’ils se finissent à 1 mois de l’ouverture.

Prévoir votre stock de départ

Votre magasin doit être achalandé dès le jour de l’ouverture, et même en réalité plusieurs jours avant, pour éviter d’ouvrir le premier jour avec une partie de vos rayons vides de produits.

Je vous conseille donc de prévoir la liste des commandes à passer auprès des fournisseurs et grossistes pour que les commandes arrivent 1 à 2 semaines avant l’ouverture (sauf pour les produits frais).

C’est ici que l’offre de Kami Store vous sera particulièrement utile. Nous proposons une large gamme de produits éco-responsables et durables, avec les avantages suivants qui nous différencient d’autres plateformes :

• livraison gratuite dès 300€ d’achats,
• achat de vos produits à l’unité,
• pas de minimum de commande,
• mêmes prix que chez les fournisseurs en direct,
• large gamme de produits durables,
• nouveautés et exclusivités chaque mois,
• et processus simplifié de passage de commande.

Les dernières actions de communication avant le jour J

Tout à la fin, il vous faut encore mettre les dernières informations à jour sur votre site Web et anticiper des posts et textes pour les réseaux sociaux pour les premières semaines, car vous n’aurez pas le temps dans les premières semaines après l’ouverture du magasin.

Et voilà, si vous avez suivi toutes ces étapes, vous devez être bien en route pour ouvrir votre boutique dans de très bonnes conditions ! Il nous reste à vous souhaiter tout le meilleur pour votre projet, n’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe pour toute question ou remarque, en particulier sur votre gamme de produits !