Beheer de planning van uw winkel op HR-niveau

U runt een winkel en u heeft een team van werknemers? Dan is dit artikel voor u geschreven!

U zal hier praktische tips en tricks krijgen om de planningen van uw team te beheren.

Er gaapt immers vaak een kloof tussen de voorwaarden van een arbeidsovereenkomst in loondienst en de openingstijden van een winkel.

Dit probleem is gelukkig niet onoplosbaar, maar vergt wel enige organisatorische flexibiliteit!

Hier zijn de stappen die u moet volgen om de planning van uw team zo goed mogelijk te beheren.

De stappen om de planning van uw winkel te beheren op HR-niveau

Hieronder vindt u de belangrijkste stappen voor het beheren van uw planning.

Stap 1: Bepaal de werkuren

De openingsuren van uw winkel moeten vóór de lancering van uw winkel met zorg worden vastgesteld!

U zal wel rekening moeten houden met de volgende factoren:

• de openingsuren van uw concurrenten (om ze te evenaren of om zelfs ruimere openingsuren aan te bieden),
• de uren waarop uw klanten beschikbaar zijn om naar de winkel te komen (een winkel die midden in de nacht open is in een kleine stad zal waarschijnlijk niet veel klanten hebben!),
• uw eigen beschikbaarheid en beperkingen alsmede die van uw team van medewerkers.

Het is altijd mogelijk uw openingsuren te wijzigen nadat u uw winkel hebt geopend, maar u moet de gewoonten van uw klanten niet te vaak veranderen omdat dit voor verwarring kan zorgen.

Stap 2: Analyseer de piekperiodes

Het is ook belangrijk en nuttig om de momenten met veel klanten in uw winkel te analyseren.

Misschien is er een dipje op donderdagochtend? En veel klanten op zaterdagmiddag?

Deze informatie is van vitaal belang voor het beheer van uw planning aangezien dit bepaalt of uw team al dan niet in de winkel aanwezig moet zijn.

Als u op donderdagochtend weinig klanten heeft kan u immers gemakkelijk alleen in de winkel blijven en uw werknemers de ochtend vrij geven.

Als zaterdag dan weer eerder een heel drukke dag is moet iedereen aanwezig zijn :)

Hoe kan u deze drukke momenten bepalen? In de praktijk kan u dit vrij gemakkelijk zien door in de winkel aanwezig te zijn. Voor een meer gedetailleerde analyse bevat de meeste professionele kassasoftware echter ook een analysemodule waarmee u dashboards kan genereren. In de meeste gevallen bevatten deze dashboards een uitsplitsing van de verkoop per uur/dag van de week!

Stap 3: Bepaal de belangrijkste te ondernemen acties

Het leven van uw winkel bestaat niet alleen uit het verwelkomen van en adviseren en verkopen aan klanten.

U heeft waarschijnlijk nog veel andere taken: de leveringen van leveranciers beheren, het pand schoonmaken en onderhouden, enz.

Ik raad u ten zeerste aan deze kernactiviteiten (exclusief verkoop en advies) op een rijtje te zetten, evenals:

• de tijd die elke week nodig is om ze uit te voeren (bv. 3 uur om de winkel volledig schoon te maken),
• de persoon (personen) in uw team die is (zijn) opgeleid om deze taken uit te voeren,
• de frequentie waarmee deze acties worden uitgevoerd.

Stap 4: Hou rekening met de beperkingen van elke werknemer

Uw werknemers hebben waarschijnlijk elk hun eigen beperkingen.

Deze beperkingen kunnen verband houden met hun arbeidsovereenkomst: een deeltijdse werknemer zal niet dezelfde beschikbaarheid hebben als een voltijdse werknemer.

Ze kunnen ook verband houden met de persoonlijke context: een werknemer met jonge kinderen moet op bepaalde tijdstippen van de dag voor hen kunnen zorgen (bv. hen 's morgens op school afzetten of 's avonds afhalen).

Maak een lijst van uw werknemers met hun specifieke tijdsbeperkingen.

Stap 5: Organiseer en structureer met de juiste hulpmiddelen

U bent nu gewapend met alle informatie die u nodig heeft om uw schema's op HR-niveau op te stellen.

Verzamel alle informatie en plan vervolgens een teamvergadering met als doel een schema opstellen voor een typische week, met de volgende informatie:

• de aanwezigheidsuren van elke werknemer (volgens hun arbeidsovereenkomst),
• de voor elke werknemer uit te voeren acties, alsook de dag/het tijdstip waarop de acties moeten worden uitgevoerd.

Na deze vergadering kan u informatie over dit plan delen met een eenvoudige en gratis tool: Google Calendar.

Waarschijnlijk beschikken al uw medewerkers over een smartphone met internetverbinding, zodat zij gemakkelijk toegang hebben tot de planning van de winkel en de acties die zij moeten ondernemen.

Deze tool heeft het bijkomende voordeel dat het hele team een overzicht van de situatie krijgt, zodat van eventuele dode tijd kan worden geprofiteerd.

Dat is waarom Roots Store, een van onze klanten, deze dagelijks gebruikt!

In sommige winkels met een kleiner team kan de bekendmaking traditioneler zijn, met een afgedrukt schema dat in de kantoren van de winkel aan de muur hangt.

Andere tips met betrekking tot uw HR-planning

Zoals vermeld in het vorige deel is het optimaliseren van de minder drukke momenten een goede tactiek om de rentabiliteit van uw winkel te verbeteren.

Plan samen met uw werknemers taken in die altijd kunnen worden gedaan wanneer er tijd is zodat ze zich niet staan te vervelen in de winkel terwijl ze wachten op de volgende klant. Dit betekent minder werk voor u persoonlijk en bovendien hoeft u geen andere werknemers in te huren om die taken nog te doen!

Ik raad u ook aan de autonomie en het verantwoordelijkheidsniveau van uw werknemers te stimuleren als een goede manier om te managen. Dit is een grote bron van motivatie. Het is echter belangrijk te begrijpen dat het geven van autonomie niet betekent dat er geen regels worden gesteld of dat er geen controle is op het werk dat wordt gedaan.

Uw werknemers zijn ten slotte een team van mensen die beter samenwerken als ze elkaar kennen en aardig vinden. Mijn laatste advies is dan nog om uw werknemers ook te laten profiteren van wat vrije tijd om gewoon even te pauzeren en met elkaar te praten, om zo een goede teamgeest te creëren. Dit alles binnen de mate van het redelijke natuurlijk!