Boutique bio : comment manager mon équipe sur un plan RH ?

En tant que gérant.e de votre boutique de produits durables et/ou biologiques, vous avez fait le choix d’embaucher un ou plusieurs salariés.

Cette décision est importante car elle vous permet de développer votre activité plus rapidement, de partager les tâches, de gagner du temps, bref de bénéficier de tous les avantages liés au fait d’avoir une équipe.

Mais avoir des salariés, c’est également une somme importante de contraintes et d’actions à mener, de manière régulière et sans faire d’erreurs. Faute de quoi, votre entreprise pourrait avoir des problèmes avec la loi et les administrations !

Dans cet article, je vous propose un parcours des principales missions RH à mener.

Sur cette base, je vous donnerai aussi les clés pour décider s’il est nécessaire de faire appel à un cabinet RH, ou pas.

Cet article ne couvre toutefois pas les aspects du management (par exemple, comment motiver et gérer votre équipe).

Concrètement, quelles actions sont incluses dans la gestion de vos salariés ?

Cette première partie vous propose une liste des actions concrètes à mener pour gérer les aspects RH de votre équipe. Je précise ne pas être juriste du travail, mais un entrepreneur, et ce qui suit est donc un retour d’expérience pratique, plutôt qu’une liste rédigée par un expert du sujet.

L’embauche

Lors de l’embauche de votre salarié, une série d’actions sont à mettre en place, selon la législation de votre pays. En France, par exemple, il est obligatoire de procéder à une déclaration unique à l’embauche, via un formulaire en ligne.

Il est aussi nécessaire de déclarer votre nouveau salarié à la sécurité sociale et aux autres instances de protection sociale.

Vous devrez aussi rédiger un contrat de travail, respectant les lois de votre pays.

La plupart des pays européens fonctionnent sur un modèle similaire.

Vous devez aussi intégrer votre salarié dans l’équipe et lui faire signer un certain nombre de documents à son arrivée (la convention collective dont vous dépendez peut aussi influer sur ces obligations légales), comme par exemple le fait que le salarié ait pu consulter la convention collective justement :)

La paie

Chaque mois, il convient de payer le salaire de vos salariés, si toutefois vous comptez maintenir leur motivation et respecter la loi :)

Pour cela, il faut :

• suivre les absences, congés payés et heures travaillées,
• calculer les frais à rembourser, les primes éventuelles, et autres éléments variables ou exceptionnels,
• déterminer la rémunération applicable,
• éditer la feuille de paie,
• la transmettre au salarié,
• et rémunérer le salarié, en temps et en heure.

Cela peut paraître simple, sur le papier, mais, dans la pratique, il ne faut rien oublier, et l’édition d’une feuille de paie est en réalité un travail d’expert, car la législation change régulièrement…

Je vous conseille vivement de sous-traiter l’édition des feuilles de paie à un cabinet RH, sauf si vous avez un nombre important de salariés et décidez de créer une équipe RH en interne.

Les déclarations légales

Nous l’avons déjà abordé, à l’embauche du salarié, des déclarations obligatoires sont à réaliser.

Mais au cours de la vie professionnelle de votre salarié dans votre boutique, d’autres déclarations peuvent apparaître :

• en cas d’accident du travail,
• en cas de maladie prolongée,
• en cas de conflit menant à des problèmes dans l’entreprise,
• etc.

Le risque d’oublis et d’erreurs existe ici également.

La protection sociale

Vos salariés méritent et bénéficient aussi d’une protection sociale.

Cela passe en général par la proposition d’une mutuelle santé, d’une complémentaire retraite et d’autres avantages de ce type.

Vous devez, en tant qu’entrepreneur, maîtriser ces sujets, qui ne sont pas simples, et réaliser les opérations administratives correspondantes.

Les avantages complémentaires

Vous pouvez aussi décider d’accorder d’autres avantages à vos salariés, tels que :

• des tickets restaurants,
• des bons cadeaux,
• des chèques vacances,
• des réductions sur les produits de votre boutique,
• etc.

Tous ces avantages prennent un peu de temps complémentaire à mettre en place puis à suivre dans la durée, mais ne sont en général pas particulièrement compliqués, et vous pourrez en général les prendre en charge vous-même.

L’affichage réglementaire

Une entreprise doit apposer dans les bureaux de son établissement, à un endroit visible par les salariés, différentes informations obligatoires, comme par exemple la convention collective applicable, les coordonnées du médecin du travail, les horaires de travail, le règlement intérieur, les éventuelles normes et règlements liés à la sécurité et à l’hygiène, etc.

Si vous êtes contrôlé par les inspecteurs du travail, et que ces affichages réglementaires ne sont pas réalisés, ou de manière incomplète, vous risquez une amende !

Et cette liste, je le précise, n’est pas exhaustive. D’autres actions RH sont à mener, et certaines sont également spécifiques à certaines activités.

Faut-il externaliser ou internaliser cette fonction RH ?

Vous l’aurez compris, les actions RH à mener sont conséquentes, et si vous n’en avez pas l’habitude, peuvent même représenter une source de stress importante, sans compter la somme de travail à réaliser.

De ce fait, une bonne question à se poser est : faut-il que j’externalise cette mission, auprès d’un cabinet RH par exemple ?

Selon nous, la réponse à cette question est...que cela dépend !

La réponse dépend de plusieurs facteurs :

1. la taille de votre équipe : combien avez-vous de salariés ? Si vous avez une grande équipe, il peut devenir rentable et intéressant d’embaucher une personne spécialisée en RH, qui prendra en charge toutes ces tâches.
2. le temps que vous pouvez y affecter : si vous avez une petite équipe, la question suivante à se poser est : êtes-vous déjà débordé.e par le quotidien de votre boutique ? Si c’est le cas, s’arracher les cheveux sur ces aspects RH peut être une grosse erreur. Mieux vaut chercher de l’aide.
3. le budget que vous pouvez allouer à une externalisation : il y a aussi un principe de réalité : les cabinets RH représentent un budget mensuel. Il faut que vous déterminiez si votre trésorerie est suffisante pour couvrir cette dépense.
4. les compétences dont vous disposez sur le sujet. En effet, certains parmi vous, chères lectrices, chers lecteurs, ont peut-être un passé professionnel dans les ressources humaines, et peut-être êtes-vous dans ce cas en capacité de traiter cette mission vous-même, sans que cela ne constitue un obstacle.

Pour être clair, dans le cas d’une petite boutique, comprenant un ou quelques salariés, il me semble très utile, voire primordial, de demander à un cabinet externe de réaliser toutes les actions représentant un niveau d’expertise élevé et/ou qui représentent un risque légal.

Par exemple, un contrat de travail mal rédigé peut vous poser de graves problèmes avec votre salarié, qui pourrait se retourner contre vous et causer des préjudices légaux et financiers importants à votre entreprise.

Notez également que de nombreux cabinets d’expertise-comptable proposent aujourd’hui de gérer pour vous la mission “sociale” ou RH de votre activité. Lors de votre choix de votre cabinet d’experts-comptables, je vous invite à choisir un cabinet qui dispose des compétences RH, même si vous ne comptez pas embaucher de salariés immédiatement !

Cela vous permettra de bénéficier de ces compétences de votre expert-comptable si vous en avez besoin ultérieurement.

En conclusion, dans la plupart des cas, pour une petite boutique, il est possible de réaliser certaines opérations RH simples, comme le versement de la rémunération aux salariés. Mais pour d’autres, je vous conseille fortement de faire appel à des experts, si votre budget vous le permet !